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時間管理進入3.0:給你的拖延加點甜~~~

 

拖延不是病,拖起來真要命!...





你一定非常熟悉這樣的工作日常:

手邊放著咖啡提神醒腦,電腦日程寫滿今天的安排,郵件提示音叮叮叮響個不停;

還沒做完task A,領導批過要求修改的task B又回到手里,手下帶的實習生還特別不給力,仰天長嘆,恨不得一天能有48個小時處理工作。

都說時間就像海綿里的水,擠擠總會有的。可拼了命提高效率,卻發現時間依然遠遠不夠用。

到底該怎么辦?

直到我看到Rory Vaden(西南咨詢公司的聯合創始人,暢銷書作家,演講家)的演講,顛覆了一直以來關于時間管理的認知。

本文由LinkedIn原創,作者李莎拉。
時間管理就是提高效率?錯!
時間管理1.0模式認為:

人創造出更多更好的工具和技術來加快生產,就可以有更多的時間。


也就是提高效率。

總部通知不再口頭傳達,電子郵件一鍵分發省時省力;office三件套成為辦公利器。

工具是越來越新了,技術是越來越先進了,可我們還是有做不完的活兒,干不完的事兒。

于是單線程的“效率論”變成了矩陣型的時間管理2.0模式先做你的當務之急。
  • x軸代表事情的緊急程度(urgency)
  • y軸代表事情的重要程度(importance)


根據這個矩陣,人們可以給自己要完成的任務打分,并從大量的任務中選出優先項)

可先做當務之急并不能為你創造出更多的時間。

選出優先項不過是把to-do list的第7項提到第一。

事要一件一件做,飯要一口一口吃,清單上的其他任務還是需要你一項一項去完成。

想從根本解決時間管理的問題,需要進入時間管理3.0時代
給時間怎么做乘法?


時間管理3.0模式提倡“給時間做乘法”

普通人在制定to-do list時往往會問自己:

今天要做的最重要的事情是什么呢?

而multiplier(乘法時間思維運用者)則會問自己這樣一個問題:

今天做什么才能讓明天更好?現在做什么能夠讓未來更好?

時間管理3.0模式在時間管理2.0模式的緊急程度(urgency)和事情的重要程度(importance)之外,增加了第三個更值得看重的維度:

事情的影響和意義(significance)
  • X軸代表這件事有多緊急
  • Y軸代表這件事有多重要
  • Z軸則代表了這件事將會產生怎樣的影響


這不難理解。

就拿我今天上班的情況來說,交周報這件事最緊急,跟客戶交付款這件事最重要,而下午四點跟集團A的會議卻會對未來產生更深遠的影響。

合作成功的話,會極大提高我們在未來三年甚至更長時間內的收益。

于是我把周報的活交給了實習生,跟客戶解釋了一下開完會再去交付款,然后全心全意準備下午的會議。

我們在做關于時間管理的決策時,要跳出今天的圈子,想想明天,想想未來。

每個人擁有的時間都一樣,一天,24小時,1440分鐘,86400秒。沒有人可以在一天中創造出更多的時間,但這正是我們思維的癥結所在。

拋棄固有思維,“給時間做乘法”聽起來就沒那么魔幻。
時間管理3.0的“武功秘籍”
為了更為直觀展現思維過程,Rory繪制了一個叫做The Focus Funnel(聚焦漏斗)的模型圖,展現了multiplier是如何下意識地進行時間管理的。

  • 招式一:重要的不是你要做什么,而是你不做什么


當multiplier面對一大堆任務時,他要問自己的第一個問題是:“我能不做這件事兒嗎?”
郵箱每來一聲叮,你就抬頭看一眼。不知不覺一上午過去,自己任務卻沒進展,真的有必要時時刻刻刷新查看郵件嗎?

Multiplier認為,當你接下一件事時,就同時拒絕了其他剩余的所有可能,今天選擇拒絕這項任務,會為明天創造更多的時間。

做之前先篩選一下任務清單吧,留下真正值得花時間去做的事情。

  • 招式二:時間管理的“復利”


若這項任務無法拒絕,下一步你就要問問自己:“這項工作能否通過自動化的方式來完成?”
部門月總結匯總,總有那么幾個人不交,于是你抽出時間,從群里@到小窗提醒,好話說盡,各種或委婉或直接提醒,催交信息各種轟炸。

總有人在你剛打好包準備交給上級部門時,告訴你,hi,不好意思我忘了,還能交嗎?

但如果你將匯總任務放進內網公共郵箱之中,設定定時發送,通知部門成員最后時間期限,命名要求,IT部門協助寫入打包程序,讓大家自助上載報告。

到時候郵件自動發送,并且之后每月如此,這就為你贏得了時間!

每次催人交月總結、收總結、統一命名、匯總打包要花去你1個小時的時間;

而聯系IT部門寫入打包程序,申請公共郵箱,制定通知命名規則、最后期限等需要3個小時。

3個月后,你所投入的時間就贏了回來,從此之后的每個月你都會獲得時間投資回報(ROTI - Return On Time Invested)。

對時間來說,任務的自動化處理就如同復利之于金錢的重要性。

復利可以讓錢生錢,自動化處理任務的模式則是在使用一定時間的基礎上創造出更多的時間。

  • 招式三:把工作交給別人,別人做的能比我好嗎?


如果這件事情無法通過自動化流程完成,下一個我們要問的問題就是:“他人能否代理這項工作?”
代理?這不是推卸任務,對自己工作不負責任的表現嗎?

前著名記者、主持人,現如今紫牛基金的創始合伙人張泉靈曾在《羅輯思維》節目中談到了自己在這方面的困惑和解決之道。

以前,她很自豪自己沒有助理,凡事親力親為,但是,當她變成團隊的管理者時,親力親為就從一個她引以為豪的品格變成了拖后腿的習慣。

她特別不愿意打車,因為自己有車,也不愿意雇司機,干脆為公司省下這筆錢。

張泉靈說:

但公司不是這么思考問題的,如果我用了司機或者選擇打車,那么我每天可以多出兩個小時來工作,這樣更有價值。

可是別人沒能力,就是代理不了怎么辦?如同前文提及的實習生,交上來的東西還是要返工,干嘛費這心力?

這種想法也許是對的,那是因為你忘記了前文說到的加入“影響程度”這一考量因素。

從短期來看,一個新手不可能比你做得更好,而加入對未來影響程度的考量,從長期來看呢?

新手最終還是能夠hold住工作,就如同你當初入行一樣,而身為行家的你就因此贏得了時間。

  • 招式四:有意拖延不是病,是良藥?


到最后你發現,一項任務既不能被消除,也不能自動完成,更不能假手于人。

那么這項任務就到了沙漏的底部,只剩下最后一個問題了,問問自己:“我是否要現在完成這項工作?”
這項工作必須現在完成,還是可以等待將來更好的時機?

如果必須現在完成,那我們就要投入百分之百的專注力,盡力完成,消除一切雜念,用心做好!

但是,若你發現這項工作并非要現在完成,就可以進行我們所說的“有意拖延”

當然,“有意拖延”并不是讓你永遠將這項工作拖延下去。

因為按照“聚焦漏斗”模式,這項工作將會重新回到漏斗頂部,再次進行“消除任務”、“自動完成任務”、“代理任務”和“今天做還是日后做”的衡量和評判。
許多人不解,難道拖延癥不是成功的“殺手”嗎?

拖延和有意拖延看起來相似,其實兩者有著明顯的區別:

拖延是我們明知這件事要立馬完成,但我們不愿意去做,而有意拖延則是我們沉心靜待完成此事的最佳時機。

換句話說,明知該做不做是拖延,是成功的殺手。

而等待良機,懂得蟄伏,是美德,是時間管理的“良藥”:耐心

參考資料:

https://www.youtube.com/watch?v=y2X7c9TUQJ8

羅輯思維178 《只有改變才能看見未來》


本文由LinkedIn原創,作者李莎拉。

文中圖片、封面圖片來自被采訪者和視覺中國,為非商業用途使用,如因版權等有疑問,請于本文刊發30日內聯系LinkedIn。

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